On croit que se faire payer est une affaire de relances. C'est surtout une affaire de dates.
Dans beaucoup d'entreprises, les factures ne sont pas traitées au fil de l'eau : elles sont réglées par lots, à des jours fixes du mois. Une facture qui arrive la veille de ce traitement part avec le lot. La même, envoyée le lendemain, attend le cycle suivant.
Demandez le jour de traitement, il ne coûte rien
Une question, posée une fois, au moment de la commande : « quel jour du mois vos règlements sont-ils traités ? »
Personne ne refuse de répondre, et vous venez de gagner plusieurs semaines de trésorerie sans négocier quoi que ce soit.
Émettez ensuite systématiquement quelques jours avant cette date, jamais après. C'est l'action la plus rentable de toute la relation commerciale, et elle prend trente secondes.
L'acompte n'est pas une marque de méfiance
Il est courant, admis, et il règle deux choses à la fois : il vous protège, et il engage le client.
Un acompte à la commande, le solde à la livraison, écrit dans l'offre elle-même. Une mission qui commence sans rien de versé est une mission qui peut être annulée sans conséquence pour l'autre.
Pour une première collaboration, c'est aussi un test : un client qui règle l'acompte sans discuter réglera le solde.
Ce que la facture doit porter
Les mentions obligatoires dépendent de votre situation, et l'administration compétente reste la référence pour la liste exacte. Vérifiez-la une fois, proprement, plutôt que de recopier le modèle d'un autre créateur dont le statut n'est pas le vôtre.
Ajoutez ensuite ce qui vous concerne : la référence de commande donnée par le client, le détail de ce qui est livré, et la date d'échéance en toutes lettres.
Une facture claire est payée plus vite, non par bonne volonté, mais parce qu'elle ne demande à personne de chercher une information manquante.
La relance en trois temps
À l'échéance, un message court et neutre, avec la facture en pièce jointe. Pas de reproche : dans la plupart des cas, personne n'a rien décidé, le dossier est simplement resté en attente.
Une semaine après, un message qui demande à qui transmettre. Vous cherchez une personne, pas un paiement.
Deux semaines après, un appel. C'est le seul moment où le téléphone est plus efficace que l'écrit, parce qu'il permet d'identifier le point de blocage en deux minutes.
Quand ne pas commencer
Quand le client refuse de donner une référence de commande alors que son entreprise en utilise.
Quand personne ne peut dire qui valide la dépense.
Et quand on vous demande de commencer « en attendant que le bon de commande soit signé ». C'est la situation qui produit le plus d'impayés, et elle se règle en une phrase : vous réservez les dates, vous démarrez à réception du document.
Le client qui ne paie pas
Cessez de livrer, tout de suite, y compris les fichiers d'origine. Ce n'est pas une punition, c'est la seule pression dont vous disposez.
Écrivez une mise en demeure claire et datée. Pour la forme exacte et les recours, un conseil ou l'organisme compétent vous dira ce qui s'applique à votre cas.
Et notez ce client dans votre registre. Le vrai coût d'un impayé n'est pas la somme perdue, c'est le second impayé chez le même client parce que personne n'avait gardé la trace du premier.
Ce qui décide la date de paiement
| Élément | Effet | Où le fixer |
|---|---|---|
| Acompte | Bloque la date | Devis |
| Numéro de commande | Déclenche le circuit interne | Premier échange |
| Réception écrite | Ouvre le délai | Message de livraison |
Ce qui se prépare avant la livraison
La facture, la mention des droits cédés, le rappel du délai et la version en qualité de visionnage.
Ce qui se fait au premier retard
Vérifier les mentions, confirmer la réception, rappeler le délai par écrit et suspendre la cession jusqu'au paiement.
Ce qui protège sur la durée
Un acompte systématique au delà d'un certain montant. Une échéance écrite dans l'offre. Une référence de commande obtenue avant le tournage.
Trois habitudes, aucune négociation, et la quasi-totalité des problèmes de paiement disparaît.
