Entreprises européennes, entreprises américaines, et les deux questions qui changent votre facture : où est le client, et a-t-il un numéro de TVA.
Les deux questions qui changent tout
Deux informations décident du traitement, et rien d'autre.
Où est établi le client : dans le même pays, dans un autre pays de l'Union, ou hors de l'Union.
Et s'agit-il d'une entreprise identifiée à la taxe ou d'un particulier.
Une remarque de méthode : posez ces deux questions au premier message, avant même de parler de prix. Elles changent le montant que le client verra, et une facture rectifiée fait mauvaise impression.
Les trois cas
Trois situations, trois traitements.
Le client est établi dans votre pays : la facture suit les règles internes, avec la taxe applicable ou la mention de franchise si vous êtes en dessous du seuil.
Le client est une entreprise identifiée dans un autre pays de l'Union : la taxe n'est en principe pas facturée, la responsabilité en revenant au client, à condition que le numéro soit valide, point traité plus haut, et que vous soyez vous-même inscrit au registre des opérateurs intracommunautaires.
Le client est établi hors de l'Union : l'opération sort en principe du champ, mais la règle dépend de la nature du service et du pays, et se vérifie au cas par cas.
Une précaution générale : ces trois cas décrivent le principe, pas votre situation. Le régime exact dépend de votre statut et du service rendu, et se tranche avec un comptable avant la première facture, pas au moment de la déclaration.
Ce qu'il faut écrire sur le document
Sept mentions, aucune facultative.
Vos coordonnées complètes et votre numéro d'identification fiscale.
Les coordonnées du client et son numéro de taxe s'il en a un.
Un numéro de facture séquentiel, sans trou dans la série.
La date d'émission et la date de la prestation.
La description du service rendu, assez précise pour qu'un tiers comprenne.
Le montant, la devise, et le taux appliqué ou la mention légale d'exonération correspondante.
Et les conditions de paiement, avec le délai et les coordonnées bancaires.
Comment encaisser sans perdre d'argent
Quatre points à régler avant la première facture.
Choisissez la devise de facturation et tenez-vous-y : facturer dans votre monnaie transfère le risque au client.
Comparez le coût réel de réception, frais fixes et marge de conversion comprise, qui varie fortement selon le canal.
Prévoyez qui paie les frais de virement international, mention à inscrire sur le document.
Et fixez un délai de paiement court pour un premier client, quinze jours plutôt que trente.
Ce qu'il faut conserver
Quatre pièces, à garder pendant la durée légale.
Les factures émises, dans l'ordre.
La preuve de validité du numéro de taxe du client, datée.
Les contrats ou échanges écrits qui décrivent la prestation et les droits cédés.
Et les justificatifs d'encaissement, qui font le lien entre la facture et le virement reçu.
Ce qui change selon l'endroit où se trouve le client
| Le client | Ce qui figure sur la facture | Point à vérifier |
|---|---|---|
| Une entreprise du même pays | La taxe locale habituelle | Son numéro d'entreprise |
| Une entreprise ailleurs dans l'union | Une mention d'autoliquidation | Son numéro intracommunautaire valide |
| Une entreprise hors union | Une prestation hors champ | Une preuve de son établissement |
Ce qui se garde dans le dossier
Le devis accepté, le contrat, la preuve de livraison des fichiers, le relevé du virement et le taux de change du jour. Un contrôle demande ces cinq pièces, pas la facture seule.
Ce qui se confirme avec un comptable
Le régime applicable à votre situation, le traitement du change et le seuil au-delà duquel la déclaration change de forme. Ces points varient et ne se copient pas d'un confrère.
Quand voir un comptable
Trois moments, et pas seulement le premier.
Avant la première facture étrangère, pour valider le régime applicable.
Quand votre chiffre d'affaires approche un seuil, parce que le passage change vos obligations.
Et dès qu'un client demande un traitement particulier, une retenue à la source par exemple, situation fréquente avec certains pays.
Un dernier repère : facturer à l'étranger n'est pas plus compliqué, c'est simplement moins pardonnant. Deux vérifications faites avant l'envoi coûtent quelques minutes ; la même erreur découverte au contrôle coûte la taxe et la pénalité.
