Personne n'a décidé de ne pas vous payer.
Cela mérite d'être dit en premier, parce que les deux semaines qui suivent une échéance dépassée se passent à construire une histoire où quelqu'un l'a décidé, et cette histoire abîme chaque message que vous envoyez. Elle les rend plus longs, plus penauds ou plus agressifs, et les trois retardent encore le paiement.
Presque toute facture en retard dans ce pays l'est pour une raison structurelle, et le message utile n'est pas une mise en demeure. C'est celui qui retire l'obstacle précis devant la personne précise qui la détient.
Pourquoi ça bloque, selon qui vous relancez
La Belgique vous donne trois acheteurs courants, et ils ne paient pas pour des raisons entièrement différentes. Deviner auquel vous avez affaire est l'essentiel du travail.
Le responsable marketing
Ici la facture est dans un processus, et les processus ont des dates dont personne ne vous a parlé.
Elle peut attendre un numéro de commande qui n'a jamais été créé, dormir dans une file de validation derrière quelqu'un en congé, ou attendre le prochain cycle de paiement, qui tombe à jours fixes dans le mois et non quand votre facture arrive. Rien de cela n'est visible de l'extérieur, et votre interlocuteur l'ignore souvent lui-même, parce que le paiement n'est pas son service.
L'erreur des créateurs est de monter le ton avec cet acheteur. Il n'est pas l'obstacle, et le traiter comme tel vous coûte un client qui ne retenait rien. Ce qui marche est une question de procédure, parce qu'une question de procédure se transfère à la personne qui sait vraiment.
Le propriétaire
La situation exactement inverse. Il n'y a ni processus, ni file, ni cycle de paiement.
Votre facture est dans une boîte avec quatre cents autres, et celui qui doit agir fait aussi la vente, le recrutement et ce qui a mal tourné ce matin. Elle n'est pas dans un système, elle est dans sa tête, et elle en est tombée.
Monter le ton est ici tout aussi faux, pour la raison opposée : il n'y a personne à qui escalader. Ce qui marche est d'être facile. Un message court, le montant, la référence, et un moyen de payer en une action plutôt qu'en trois. Un propriétaire paie très souvent au moment où payer demande moins d'effort que de penser à payer plus tard.
La chaîne d'agence
Le troisième cas est celui qui surprend, et la Belgique en compte beaucoup.
Une agence qui vous doit de l'argent attend fréquemment d'être payée par son propre client avant de vous payer, quoi qu'en dise le contrat. Ce n'est pas une excuse et c'est un fait sur l'argent, et cela signifie que votre retard a une cause située deux étages plus loin que quiconque vous pouvez écrire.
Ce qu'il est utile de savoir, c'est que c'est prévisible. Si vous travaillez avec des agences, le délai est une caractéristique du montage et a sa place dans vos prix et votre trésorerie, pas dans votre humeur chaque mois.
| Qui vous avez facturé | Pourquoi c'est en retard | Le message qui débloque |
|---|---|---|
| Un responsable marketing | Bloquée à une étape du processus | Demander quelle référence la facture doit porter |
| Un responsable marketing, encore | Le cycle de paiement est à jours fixes | Demander la date du prochain cycle |
| Un propriétaire | Elle est sortie de sa tête | Rappel court plus un lien de paiement direct |
| Une agence | Elle n'a pas encore été payée | Demander la date de paiement de son client |
| N'importe qui, après un long silence | Quelque chose a changé là-bas | Poser une question par oui ou non, une fois |
La dernière ligne est la discipline qui compte. Après plusieurs messages sans réponse, cessez d'écrire des paragraphes et envoyez quelque chose à quoi on répond en un mot, parce qu'un long message de créancier se remet facilement à demain et une question courte non.
Ce qu'il faut poser avant le travail
Tout ce qui précède est bien plus simple si deux choses ont été convenues avant le tournage, et chacune tient en une phrase.
Les deux lignes qui font le travail
La première est la date de paiement, énoncée comme une date et non comme un nombre de jours. Trente jours est une abstraction qui commence quand quelqu'un décide qu'elle a commencé. Le quinze du mois prochain est une chose qui arrive.
La seconde est le nom de la personne qui traite les factures, demandé négligemment au début plutôt qu'urgemment à la fin. Dans une entreprise à processus, ce seul nom supprime l'essentiel du retard que vous auriez subi, et le demander pendant que tout le monde est enthousiaste ne coûte rien. Le demander en sixième semaine sonne comme une accusation.
Ajoutez vos données de facturation au même message. Un créateur qui fournit la référence, les coordonnées de son entreprise et son compte bancaire au même endroit, dès le début, est bien plus facile à payer que celui qui les fournit par morceaux après l'échéance.
Quand cela a réellement mal tourné
Parfois ce n'est pas structurel. Il existe un petit nombre de clients qui ne paieront pas, et les signaux sont constants : des promesses répétées avec de nouvelles dates, un changement d'interlocuteur sans passation, ou une entreprise qui cesse entièrement de répondre.
À ce stade, arrêtez d'improviser. La Belgique et l'Union européenne prévoient des règles sur le retard de paiement entre entreprises, intérêts et indemnisation compris, et il existe une procédure formelle de rappel avant tout passage devant un juge. Tout cela évolue et rien de tout cela n'a sa place dans un article sous forme de chiffres. Ce qui a sa place ici, c'est la consigne d'aller vérifier plutôt que de continuer à envoyer des messages polis : le guichet d'entreprises peut vous orienter vers la position en vigueur, et pour un montant sérieux, la première lettre d'un avocat coûte moins cher qu'on ne le croit et fonctionne plus souvent qu'elle n'échoue.
Deux notes pratiques. Gardez tout par écrit dès le départ, parce qu'une chaîne de messages est ce qui rend une étape formelle simple ensuite. Et fixez à l'avance un seuil, en argent et en mois, à partir duquel vous escaladez, plutôt que de le décider en colère.
La partie que personne ne dit
Dans un marché de cette taille, la manière de relancer compte autant que le fait de relancer.
Les mêmes responsables marketing passent d'une entreprise à l'autre, et la personne que vous traitez durement chez une petite marque peut piloter l'an prochain le budget que vous visez chez une plus grande. Ce n'est pas une raison d'être mou, c'est une raison d'être procédural : ferme, court, précis, jamais personnel. La fermeté ne vous coûte rien ici. La colère vous coûte les trois années suivantes de la mémoire de cette personne.
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Questions fréquentes
Combien de temps attendre avant la première relance ?
Envoyez-la le lendemain de la date convenue, pas une semaine après. C'est un acte administratif neutre à ce moment-là, et cela devient un acte gênant à mesure qu'on tarde.
Faut-il facturer des intérêts de retard ?
Vous y avez en général droit au titre des règles couvrant le paiement entre entreprises, et la plupart des créateurs ne les réclament jamais. Vérifiez la position en vigueur au lieu de supposer, en sachant qu'en parler tôt change le ton de la relation, ce qui peut être souhaitable ou non.
Et si la marque dit que le fichier n'était pas utilisable ?
C'est une autre conversation que celle du paiement, et elle aurait dû avoir lieu à la livraison. Demandez ce qui échoue précisément par rapport au brief, proposez une correction, et mettez-y une date. Une contestation de qualité soulevée seulement après une échéance porte en général sur l'échéance.
Puis-je suspendre une seconde mission pour le même client ?
Oui, et le dire calmement à l'avance est plus efficace que de le faire en silence. « Je garde la prochaine livraison jusqu'au règlement de la première facture » est une phrase ordinaire dans les affaires, et elle est bien mieux reçue qu'un retard inexpliqué.