Faturou 400 euros. A transferência diz 372. Não correu nada mal, ninguém lhe cortou nada, e o valor em falta não está perdido. Acontece apenas que uma fatura portuguesa tem duas peças móveis a puxar em sentidos opostos, e nenhuma delas é o número que combinou com o cliente.
Este é o artigo para ler uma vez, com calma, antes da primeira fatura e não depois.
As duas peças móveis
O IVA acresce. Junta a taxa aplicável aos seus honorários. Esse dinheiro nunca é seu. Cobra-o por conta do Estado e entrega-o mais tarde.
A retenção desconta. Quando fatura a uma empresa portuguesa, essa empresa fica com uma parte como adiantamento do seu IRS e entrega-a à Autoridade Tributária em seu nome.
Portanto a base combinada sobe por causa de uma e desce por causa da outra, e a transferência que chega é um terceiro número que não aparece em lado nenhum da sua conversa com o cliente. Depois de o ver acontecer uma vez, deixa de assustar.
O IVA, e porque não é dinheiro seu
O regime de isenção
As atividades pequenas podem funcionar em isenção, abaixo de um limite de faturação. Enquanto está isento não acrescenta IVA, e a sua fatura leva a menção legal que explica porquê. Essa menção não é enfeite opcional: sem ela, uma contabilidade não consegue distinguir uma fatura isenta de uma fatura errada.
O limite muda. É, sem concorrência, o conselho mais desatualizado que circula nos grupos de criadores, onde alguém cita com convicção um valor que leu há três anos. Confirme o número em vigor no Portal das Finanças, e volte a confirmar todos os anos.
Passar o limite
Ultrapassar não é uma catástrofe, é uma mudança de regime. A partir daí liquida IVA, em geral pode recuperar o que paga nas suas próprias compras, e as obrigações ficam mais pesadas.
O que apanha as pessoas desprevenidas é comercial, não administrativo. Se os seus preços foram construídos em isenção e agora acrescenta IVA por cima, um cliente particular vê o seu preço subir. Um cliente empresa nem pestaneja, porque o IVA lhe é neutro. Vale a pena conhecer essa diferença antes de ela chegar.
A retenção, e porque não está perdida
Quem retém
Retém uma empresa portuguesa ou outro profissional. Um particular, não. É por isso que uma fatura a uma sociedade e uma fatura a uma pessoa não produzem a mesma transferência, e é por isso que vale a pena dizê-lo ao orçamentar, para ninguém pensar que tem dois preços.
O valor retido é entregue ao fisco em seu nome. Na declaração anual conta a seu favor. Não o perde, paga parte do imposto adiantado, uma fatura de cada vez.
O que faz à sua tesouraria
Alisa o ano e aperta o mês. O seu rendimento chega já parcialmente tributado, o que é confortável em junho. Também significa que o dinheiro que vê não é o dinheiro que ganhou, e tomar a transferência pela sua margem é como um bom ano se transforma numa surpresa desagradável.
Ponha de lado uma parte de cada fatura desde a primeira. Não porque o imposto vá ser brutal, mas porque o hábito não custa nada quando começa e dói instalar mais tarde.
O que o recibo verde tem de levar
Uma fatura não é um bilhete a dizer quanto lhe devem. É um documento contabilístico, e um campo em falta não é um pormenor: é um documento que a contabilidade do cliente não pode registar. Quando não o consegue registar, não o paga, e um projeto de três dias passa a um de cinco semanas.
| O que tem de aparecer | O que acontece quando falta |
|---|---|
| O seu nome e número de contribuinte | A despesa não pode ser atribuída a nenhum fornecedor |
| Os dados fiscais completos do cliente | A fatura não pode ser conciliada com os registos dele |
| Um número sequencial e uma data | O documento não tem lugar na sequência contabilística |
| Uma descrição real do serviço | "Serviços" sozinho gera uma pergunta, e as perguntas custam semanas |
| A base tributável, indicada à parte | Ninguém consegue calcular o devido face ao declarado |
| A taxa e o valor de IVA, ou a menção de isenção | O documento lê-se como errado e não como isento |
| A retenção, quando se aplica | A transferência não vai conciliar com a fatura |
Descreva o trabalho de forma que alguém de fora perceba: três vídeos verticais, direitos publicitários por seis meses, uma ronda de revisões. Essa linha também o protege se alguma vez houver desacordo sobre o que foi comprado.
Faturar fora de Portugal
É aqui que o preço sobe e é aqui que os erros se concentram, porque o tratamento muda consoante quem é o cliente e onde está.
Uma empresa na União Europeia
Com um número de IVA intracomunitário válido, o serviço vai em geral sem IVA português e leva a menção de autoliquidação. Precisa de estar registado para operações intracomunitárias, e confirma que o número dele é válido antes de emitir, não depois.
Um cliente fora da União Europeia
Por regra o serviço não leva IVA português, mas a operação existe, declara-se e guarda-se. Podem pedir-lhe um formulário do país deles. Nada disto torna a fatura invisível, que é justamente a suposição que reaparece dois anos depois.
Em qualquer dos casos, combine a moeda antes de começar. Se fatura numa moeda e recebe noutra, alguém absorve a conversão, e por omissão esse alguém é você.
O que pode deduzir
Despesas realmente usadas na atividade: equipamento, subscrições de software, uma parte do telefone e da ligação, o seguro profissional, um contabilista. A palavra que trabalha nessa frase é "realmente". Uma câmara que usa em trabalhos é uma despesa; a mesma comprada para as férias não é, e a diferença conta se alguém perguntar.
Guarde todas as faturas que emite e todas as que recebe. Não numa gaveta: numa pasta, com nomes coerentes, desde o primeiro mês. Reconstituir um ano de comprovativos em abril é uma miséria particular e perfeitamente evitável.
O hábito que torna isto fácil
Emita a fatura no dia em que entrega, não no dia em que se lembra. Os prazos de pagamento só começam a contar a partir da data da fatura, por isso um recibo escrito com duas semanas de atraso são duas semanas do seu dinheiro a dormir na conta de outra pessoa.
E ponha as condições de pagamento no próprio documento. Uma data na fatura transforma uma expectativa vaga em algo que pode apontar, o que faz toda a diferença entre insistir com à-vontade e insistir com desconforto.
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Perguntas frequentes
Porque é que a transferência é menor do que a fatura?
Foi aplicada a retenção. É um adiantamento do seu IRS e conta a seu favor na declaração anual.
Acrescento IVA já na primeira fatura?
Só se estiver fora do regime de isenção. Confirme o limite em vigor no Portal das Finanças em vez de confiar num fórum.
Um cliente particular faz retenção?
Não. Só empresas e outros profissionais o fazem, e é por isso que o mesmo honorário dá duas transferências diferentes.
Quando devo emitir a fatura?
No dia em que entrega. Os prazos correm da data da fatura, não do dia em que o trabalho foi feito.
Fontes
Verificado em 27 de agosto de 2026. Limites e alíquotas mudam: se este guia e a fonte oficial divergirem, vale a fonte oficial.