Deux ans de commandes laissent un dossier que personne ne peut auditer. Voici comment tenir un inventaire utilisable, et pourquoi renouveler coûte souvent moins cher que retourner.
Pourquoi ça casse au bout de deux ans
Les six premiers mois, tout le monde se souvient de tout. Passé un an, les personnes qui ont commandé les vidéos ont changé de poste ou d'entreprise. Passé deux ans, il reste des fichiers dont plus personne ne connaît la date de fin de licence, et c'est exactement le moment où le volume devient assez gros pour qu'on rachète sans s'en rendre compte.
Les quatre états d'un actif
Quatre statuts, écrits noir sur blanc.
Diffusable, licence en cours.
Diffusable sous condition, usage limité.
Expiré, à retirer de toute diffusion.
Retiré à la demande de la personne filmée.
Un actif sans statut se traite comme expiré.
Et un statut sans date n'est pas un statut.
Ce que doit contenir le relevé
Sept colonnes, pas une de plus.
Le nom du fichier.
Le créateur et son contact.
La date de livraison.
La date de fin de licence.
Les territoires autorisés.
Les usages autorisés, publicité comprise.
Et le lien vers l'accord écrit.
Comment nommer un fichier
Sept éléments, séparés par des tirets simples.
L'année et le mois de livraison.
Le code produit.
Le nom du créateur.
Le format.
La langue.
Le mois de fin de licence.
Et le numéro de version.
Les erreurs de nommage les plus coûteuses
Six habitudes qui rendent un dossier inutilisable.
Nommer un fichier final puis final2.
Utiliser des accents et des espaces.
Changer de convention en cours d'année.
Renommer un fichier après diffusion.
Stocker deux versions sous le même nom.
Et garder le nom d'export du logiciel.
Quand renouveler coûte moins cher que retourner
Six situations.
La vidéo performe encore après six mois.
Le produit n'a pas changé.
Le créateur reste joignable.
L'audience n'a pas vu la vidéo en boucle.
La saison revient à l'identique.
Et la refaire demanderait un tournage complet.
Quand il vaut mieux retourner
Six signaux.
Le produit a changé d'emballage.
La promesse commerciale a changé.
Le créateur ne répond plus.
La vidéo montre une mention périmée.
Les performances baissent depuis trois semaines.
Et le format n'est plus celui de la plateforme.
Reprendre deux ans de désordre, dans l'ordre
Sept étapes.
Lister tous les fichiers, sans les trier.
Écarter les doublons évidents.
Retrouver l'accord écrit de chaque vidéo.
Marquer comme expiré tout ce qui n'a pas d'accord.
Renommer selon la nouvelle convention.
Remplir le relevé.
Et poser une revue tous les trois mois.
Ce qu'il faut demander au créateur avant d'archiver
Six informations.
La confirmation de la durée de licence.
L'autorisation pour la publicité payante.
Les territoires acceptés.
La présence d'autres personnes à l'image.
La musique utilisée et sa provenance.
Et la marche à suivre pour un renouvellement.
Les personnes filmées, un sujet à part
Une vidéo n'est pas seulement un fichier : elle contient des personnes, parfois des enfants, parfois des passants. Ce que vous pouvez conserver et diffuser, et pendant combien de temps, dépend des autorisations obtenues et du droit applicable. C'est le point à faire vérifier par un juriste plutôt qu'à trancher en interne.
Ce qui déclenche un retrait
Six cas.
Une demande écrite de la personne filmée.
La fin de la licence.
Une affirmation devenue fausse.
Un produit retiré de la vente.
Une musique dont les droits ont expiré.
Et un doute non levé sur une autorisation.
Les points britanniques à faire vérifier
Sept questions, à poser à un juriste local.
La rédaction de l'autorisation d'image.
Le traitement des données personnelles des créateurs.
Les règles de publicité applicables à votre secteur.
La mention des partenariats rémunérés.
Les affirmations réglementées de votre catégorie.
La conservation des accords écrits.
Et la marche à suivre en cas de retrait demandé.
Ce qu'il faut vérifier avant chaque nouvelle diffusion
Sept vérifications, en deux minutes par vidéo.
La licence court-elle encore à la date de lancement.
Le territoire visé figure-t-il dans l'accord.
L'usage publicitaire est-il autorisé.
Le produit montré est-il toujours en vente.
Les mentions affichées sont-elles à jour.
La musique est-elle toujours couverte.
Et la personne filmée a-t-elle demandé un retrait.
Les questions à poser en revue trimestrielle
Sept questions, toujours les mêmes.
Quelles licences expirent dans les trois mois.
Quelles vidéos tournent encore en publicité.
Quelles vidéos n'ont jamais été diffusées.
Quels fichiers n'ont pas d'accord retrouvé.
Quels créateurs faut-il recontacter.
Quels doublons peuvent être supprimés.
Et quel budget de renouvellement prévoir.
Ce qui rend une bibliothèque réellement consultable
Six qualités, dans cet ordre.
Une seule source, pas trois tableaux concurrents.
Un vocabulaire fixe pour les catégories.
Une recherche possible par produit et par créateur.
Une vignette visible sans ouvrir le fichier.
Une colonne de statut lisible d'un coup d'oeil.
Et une date de dernière mise à jour affichée.
Qui doit tenir la bibliothèque
Six règles d'organisation.
Une personne nommée, pas une équipe.
Une revue trimestrielle inscrite à l'agenda.
Un accès en lecture pour les équipes créatives.
Un accès en écriture limité.
Une sauvegarde hors du service principal.
Et une passation écrite en cas de départ.
Ce qu'il faut demander au brief pour simplifier l'archivage
Six exigences, posées avant le tournage.
Le nom de fichier attendu.
Le format et la définition.
La langue parlée et la présence de sous-titres.
La durée de licence souhaitée.
Les territoires visés.
Et une version sans texte incrusté.
Les outils, du plus simple au plus lourd
Six niveaux.
Un tableur partagé, suffisant sous cent vidéos.
Un dossier structuré, avec la convention de nommage.
Un espace de stockage d'entreprise.
Un outil de gestion d'actifs, à partir de plusieurs centaines.
Un lien vers la régie publicitaire.
Et un rappel automatique des fins de licence.
Ce qu'on gagne à tenir le relevé
Six effets mesurables.
Moins de vidéos rachetées deux fois.
Moins de temps perdu à chercher.
Moins de risque de diffusion hors licence.
Des renouvellements négociés en avance.
Un budget de production prévisible.
Et des créateurs qui répondent plus vite.
Comment se range une bibliothèque utilisable
| Critère de classement | Ce qu'il permet | L'erreur courante |
|---|---|---|
| Le produit concerné | Retrouver en dix secondes | Classer par date |
| Le format et les proportions | Livrer sans reconversion | Un dossier fourre-tout |
| La date de fin des droits | Éviter une diffusion illégale | Ne pas la noter du tout |
Ce qui rend une bibliothèque inutilisable
L'absence de dates de droits. Une vidéo dont personne ne sait jusqu'à quand elle peut être diffusée finit soit inutilisée, soit diffusée hors période, et les deux coûtent cher.
Ce qui se range avec chaque fichier
Le devis, la validation, les droits achetés et la date de fin. Ces quatre documents transforment un dossier de vidéos en actif réellement exploitable par toute l'équipe.
Ce que la plateforme conserve
Sur UGC MATCH, chaque commande garde sa trace : le brief, la date de livraison, le fichier livré dans un espace privé, et les conditions acceptées. La marque paie à la commande, les fonds ne sont pas débloqués tout de suite, et le versement part à la validation. La plateforme retient 10% du prix côté créateur, qui garde 90%, et facture à la marque des frais de service de 6%, avec un minimum de 1,50 EUR. Cela ne remplace pas votre relevé, mais cela vous donne une source à recopier plutôt qu'une mémoire à reconstituer.
Un dernier repère : votre bibliothèque ne vaut pas ce qu'elle contient, elle vaut ce que vous pouvez diffuser demain sans rien vérifier.
