Agências regionais, postos de turismo, federações e entidades locais encomendam muito vídeo, e quase nenhum criador os aborda. Eis como fazer.
Porque quase ninguém os aborda
Três crenças mantêm a maioria dos criadores à distância: parece fechado, parece que paga mal, e parece administrativamente impossível. As três são falsas ou corrigíveis, e é precisamente isso que torna este comprador interessante: a concorrência é escassa.
Quem encomenda, em concreto
Sete tipos de estruturas.
Os postos e agências de turismo.
As agências regionais de desenvolvimento.
As entidades intermunicipais e estruturas locais.
As federações profissionais.
Os organismos de formação.
Os museus e espaços culturais.
E as organizações de promoção setorial.
O que encomendam
Sete formatos recorrentes.
Vídeos de promoção de um território.
Testemunhos de beneficiários.
Vídeos pedagógicos sobre um dispositivo.
Formatos curtos para as redes.
Registos de eventos.
Séries temáticas de época.
E versões em várias línguas.
O que muda na forma como compram
Seis diferenças face a uma marca.
A decisão reparte-se por várias pessoas.
O orçamento segue um calendário fixo.
A escolha tem de poder ser justificada.
Os prazos internos são mais longos.
O conteúdo deve manter-se utilizável muito tempo.
E o pagamento segue um procedimento escrito.
O que isso muda no seu orçamento
Sete exigências de forma.
Um âmbito descrito linha a linha.
Um preço decomposto por rubrica.
Uma duração de direitos escrita.
Um número de entregáveis contado.
Um calendário com datas.
Uma menção das línguas fornecidas.
E um total claro, sem surpresas.
As limitações que não existem com as marcas
Seis particularidades a antecipar.
O conteúdo deve servir públicos muito diferentes.
Certos períodos proíbem a comunicação.
As pessoas filmadas exigem autorizações escritas.
Os locais públicos têm regras próprias de acesso.
Os logótipos e menções obrigatórias são impostos.
E o ficheiro deve manter-se acessível vários anos.
Estas regras variam conforme a estrutura e o país: verificam-se junto do próprio organismo antes de se comprometer.
Como nomear os ficheiros entregues
Seis elementos, separados por hífenes simples.
O ano e o mês de entrega.
O nome da estrutura.
O tema ou o local filmado.
A língua da versão.
O formato e a definição.
E o número de versão.
O calendário, o verdadeiro ajuste
Seis referências sobre o ritmo.
Os orçamentos decidem-se muitas vezes no fim do ano para o ano seguinte.
As encomendas concentram-se antes das épocas turísticas.
As validações levam de duas a quatro semanas.
Os períodos de férias atrasam tudo.
Os eventos impõem datas fixas.
E uma insistência em janeiro chega muitas vezes na altura certa.
As línguas, uma exigência e uma oportunidade
Num país com várias línguas oficiais, a questão não é decorativa: um vídeo que só existe numa língua é por vezes inutilizável tal e qual. É uma limitação para a estrutura, e uma vantagem para si se conseguir entregar duas ou três versões, ou no mínimo legendas cuidadas.
Como fazer o primeiro contacto
Sete elementos na primeira mensagem.
Nomear a estrutura e o seu território.
Citar uma ação precisa que ela leva a cabo.
Propor um formato concreto e curto.
Juntar dois exemplos comparáveis.
Dar um intervalo de preço.
Indicar a sua disponibilidade.
E perguntar quem acompanha este tipo de projeto.
O que evitar escrever
Seis formulações que fazem perder o contacto.
Uma mensagem igual à enviada às marcas.
Uma promessa de viralidade.
Um vocabulário publicitário demasiado marcado.
Uma proposta sem preço.
Uma crítica à comunicação atual deles.
E uma insistência em menos de uma semana.
O processo a guardar, e o que olham num perfil
Sete peças, na mesma pasta.
O orçamento aceite, datado.
A referência de encomenda.
O briefing final e as suas validações.
As autorizações das pessoas filmadas.
As autorizações de acesso aos locais.
A prova de entrega.
E a fatura com a data de vencimento.
O que olham num perfil
Seis elementos decisivos.
Exemplos com um tom sóbrio.
Uma capacidade de filmar no exterior.
Uma experiência com pessoas não profissionais.
Um domínio das línguas pedidas.
Um estatuto que permita faturar.
E uma disponibilidade compatível com o calendário deles.
Como fixar o preço
Sete rubricas a mostrar.
A preparação e o reconhecimento.
A rodagem, por dia ou meio-dia.
A montagem.
As versões linguísticas.
Os direitos, com a sua duração.
As deslocações.
E uma linha para as alterações incluídas.
Deve baixar o preço
Não, e é um erro frequente. Este tipo de cliente raramente compara só pelo preço: compara a clareza e a conformidade da proposta. Um orçamento legível e completo passa melhor do que um mais barato e vago.
O que perguntar antes de aceitar
Sete perguntas.
Quem valida, e em que prazo.
Que línguas são esperadas.
Que duração de direitos é pedida.
Onde o conteúdo será difundido.
Que autorizações já estão obtidas.
Que menções devem aparecer.
E qual é o procedimento de faturação.
O que preparar antes de abordar
Sete elementos, prontos antes da primeira mensagem.
Três exemplos com tom sóbrio.
Um orçamento tipo, decomposto por rubrica.
Uma tabela de preços por dia de rodagem.
Uma lista das línguas que entrega.
Um estatuto que permita faturar.
Uma disponibilidade anunciada para três meses.
E um endereço profissional que inspire confiança.
Os erros que fazem perder este tipo de cliente
Sete reflexos a corrigir.
Enviar um orçamento sem detalhe.
Prometer um resultado com números.
Usar um tom demasiado familiar.
Descurar a ortografia da mensagem.
Esquecer uma das línguas pedidas.
Entregar um ficheiro sem nome claro.
E insistir antes do fim do prazo anunciado.
Como filmar num lugar público
Seis precauções.
Pedir a autorização de acesso com antecedência.
Verificar os horários e os dias de encerramento.
Prever um plano B em caso de tempo mau.
Evitar filmar pessoas reconhecíveis sem acordo.
Prever mais tempo de rodagem do que em interior.
E confirmar por escrito na véspera.
O que entregar além do ficheiro
Seis elementos que fazem a diferença.
Uma versão curta para as redes.
Uma versão sem texto incrustado.
As legendas num ficheiro separado.
Uma miniatura exportada.
Uma lista dos planos entregues.
E um lembrete escrito dos direitos concedidos.
Como gerir a faturação
Seis regras úteis.
Pedir uma referência de encomenda escrita.
Verificar o formato de fatura esperado.
Escrever a data de vencimento.
Enviar a fatura ao serviço certo.
Insistir com educação no vencimento.
E prever uma tesouraria mais longa do que com uma marca.
Como transformar uma encomenda em recorrência
Seis gestos.
Entregar antes da data anunciada.
Fornecer também uma versão curta.
Propor uma variação para a época seguinte.
Enviar um resumo de uso no fim do ano.
Pedir para ser informado dos próximos concursos.
E manter-se contactável nos períodos fracos.
O que muda com uma entidade pública
| Ponto | Uma marca privada | Um organismo público |
|---|---|---|
| A mensagem | Vender um produto | Explicar um serviço ou um direito |
| A validação | Duas pessoas | Vários serviços, mais longo |
| As línguas | Consoante o público | Muitas vezes impostas pelo enquadramento |
O que se espera em primeiro lugar
A exatidão. Um vídeo institucional conseguido explica um dispositivo sem o simplificar ao ponto de o falsear, e é um exercício mais exigente do que uma publicidade de produto.
O que nunca se diz sem fonte
Um número, uma data de entrada em vigor, um direito aberto ou um procedimento. Cada um prova-se com um documento oficial, a confirmar com o organismo e a autoridade competente antes de difundir.
O que a plataforma muda
Na UGC MATCH, a inscrição é gratuita e sem assinatura: o seu perfil fica visível por categoria, língua e país, e a encomenda guarda o rasto do briefing e da entrega. A marca paga na encomenda, os fundos não são libertados de imediato, e o pagamento sai na validação. A plataforma retém 10% do preço do lado do criador, que fica com 90%, e cobra à marca uma taxa de serviço de 6%, com um mínimo de 1,50 EUR.
Uma última referência: este comprador não procura o criador mais original, procura aquele cuja proposta pode ser mostrada a outra pessoa sem explicação adicional.
