Un client flamand, donc vous envoyez la facture en néerlandais. Bon réflexe, mauvais objet : la langue de vos documents suit votre siège d'exploitation.
Le principe que personne n'explique
Trois éléments qui décident, et un qui ne décide pas.
Le lieu de votre siège d'exploitation, qui détermine le régime linguistique applicable à vos documents.
La nature du document : facture, contrat de travail, document social, chacun ayant ses propres règles.
Et la langue officielle de la région concernée.
Ce qui ne décide pas : la langue du client, sa préférence, ou celle de la conversation que vous avez eue avec lui.
Il vous suit, pas le client
Trois conséquences pratiques.
Vous n'avez pas à changer de langue de facturation selon vos clients : un créateur établi dans une région émet toujours dans la même langue, quels que soient ses interlocuteurs.
Un client établi ailleurs dans le pays reçoit donc un document dans une langue qui n'est pas la sienne, et c'est normal.
Et un déménagement de votre siège change vos obligations, ce qui suppose de mettre à jour vos modèles.
La question à poser une fois
Quatre questions à poser à un comptable, en une seule fois, au moment de l'inscription.
Quel régime linguistique s'applique à mon siège d'exploitation.
Quels documents sont concernés, et lesquels ne le sont pas.
Comment traiter les clients situés hors du pays.
Et quelle forme doit prendre une éventuelle traduction jointe.
Une remarque : ces quatre réponses tiennent en une page et servent pendant des années. C'est le meilleur rapport entre le temps passé et les problèmes évités de toute la vie administrative d'un créateur.
À quoi sert la version de courtoisie
Quatre usages légitimes d'une traduction.
Faciliter la lecture par un interlocuteur qui ne parle pas la langue du document.
Accélérer la validation interne chez le client, qui doit comprendre ce qu'il valide.
Éviter les questions inutiles sur le détail des lignes.
Et montrer une attention commerciale, qui compte dans une relation qui dure.
Trois règles pour que cette version ne pose pas de problème.
Elle est jointe, jamais substituée à l'original.
Elle porte une mention indiquant qu'il s'agit d'une traduction non officielle.
Et elle reprend exactement les mêmes montants et les mêmes lignes, sans arrondi ni simplification.
Ce qui décide de la langue de chaque document
| Document | Langue à retenir | Pourquoi |
|---|---|---|
| Le devis et le contrat | Celle du client | C'est lui qui doit comprendre ce qu'il signe |
| La facture | Celle admise par son administration | Elle sert de pièce comptable |
| La voix de la vidéo | Celle du public visé | Elle n'a rien à voir avec les deux autres |
Ce qui se règle en une phrase au devis
Préciser la langue des livrables et celle des échanges. Une commande où la marque écrit dans une langue et attend une voix dans une autre se répare mal après tournage.
Ce qui se vérifie avant d'émettre
Les mentions obligatoires, la langue admise et les règles de conservation applicables à votre situation. Ces points se confirment avec un comptable, ils varient selon le lieu d'établissement.
Ce que cela ne change pas
Cinq choses qui restent identiques quelle que soit la langue.
Les mentions obligatoires de la facture, qui doivent toutes y figurer.
La numérotation continue, sans trou dans la série.
Les délais de paiement et les conditions convenues.
Le traitement de la taxe, qui dépend du statut du client et non de la langue.
Et vos obligations de conservation des documents.
Un dernier repère : la langue de vos documents n'est pas une marque d'attention, c'est une caractéristique de votre entreprise. Ce qui fait plaisir à un client, c'est une facture correcte qui passe du premier coup en comptabilité, pas un document traduit qu'il faudra refaire.
